Как организовать рабочий процесс

Рабочее место, а тем более правильно организованный рабочий процесс, играет не малую роль в жизни успешного человека.
Если вы замечали что потребность в правильном рабочем окружении назрела, т.к. в вечном бедламе найти, что то вечно не получается. Возможно, вы итак неплохо организованы, но желаете ещё улучшить этот аспект вашей жизни. В любом случае, прочитайте эту статью, и сразу же применяйте написанное, поверьте, ваша жизнь изменится к лучшему.

Беспорядок на рабочем месте кажется практически классической неотъемлемой частью деятельных людей. Дела накладываются одно на другое и беспорядка становиться все больше, а через некоторое время вы неизбежно достигнете точки, когда уже ничего не сможете найти и понять.

Существует множество причин для упорядочивания вашего рабочего пространства, хотя бы просто для того, чтобы быстрее найти нужную вам вещь. Беспорядочное и неправильно организованное рабочее место плохо отражается и на вашем моральном состоянии, поскольку вам нужно еще больше работать.

Множество людей недооценивают важность организованного рабочего пространства. Конечно, всегда есть один или два человека, которые даже при полном беспорядке вокруг нормально справляются со всеми делами.

Позвольте заметить, что такие люди – исключение из правил, и даже у тех, у которых на первый взгляд все в беспорядке, все равно есть определенная система на рабочем месте. Приведенные ниже инструкции помогут вам улучшить и правильно упорядочить ваше рабочее пространство.

Найдите подходящую вам систему

Вы хорошо запоминаете даты? Не обязательно точные даты, возможно просто периоды времени? Возможно, вы мыслите более категорично и считаете, что ваша работа распределена на разные роды деятельности?
Для тех, кто думает категорично, возможно будет достаточно организовать картотеку. Таким людям удобнее, когда все вещи находятся в определенном порядке, чтобы их было быстро и легко найти.

Кроме того, есть те люди, которым нравиться распределять вещи по времени. Они думают линейно и просто следуют из пункта A в пункт B. Такие люди более успешны, когда все организовано хронологически.

Они хорошо запоминают даты и события, и по сравнению с теми, кто думает категорично, у них более высокий уровень толерантности. Причина проста: когда вещи начинают собираться на вашем столе, самые старые просто остаются снизу.

Не принуждайте себя пользоваться системой, которая никак не хочет укладываться в вашей голове. Вместо этого подумайте о том, как классифицировать даты и события и найти подходящую именно вам организационную систему.

Делайте понемногу каждый день

Обязательно найдите время и ежедневно приводите все в порядок. Если что-либо находиться в беспорядке, то обязательно найдите место для этой вещи в соответствии с вашей системой.


Те, кто думает категорично, должны убирать такие вещи в соответствии с выбранной категорией. А те, кто распределяет все по времени, должны поставить находящуюся не на своем месте вещь в хронологическом порядке в соответствии с датой.

Ну а если вы ежедневно все упорядочиваете, то это займет всего пару минут в день, зато вы сэкономите массу времени.

Для организации используйте утро или день

Время от времени вам нужно делать основательную чистку вашего рабочего пространства. Возможно, скопились уже слишком большие стопки бумаг, или совсем заполнились папки, поэтому, чтобы не запутаться, вам нужно разделить все на подкатегории.

Чем бы вы не занимались, для этого вам потребуется довольно много времени, и нужно выполнять это как обычную работу. Запланируйте это мероприятие на утро или день каждые два месяца. Не спешите, в этом деле спешка может только навредить. Тщательно просмотрите все файлы и папки и убедитесь, что ничего не упущено.

Отдельно отмечайте самые важные события

Сроки, а в особенности крайние сроки, это именно то, что нужно запланировать неотложно.

Всегда держите под рукой список неотложных дел или необходимых вещей. Они должны лежать отдельно, чтобы их можно было сразу найти. Я много раз был свидетелем, когда люди забывали важные детали или просто тратили очень много времени на поиск важных документов.

По возможности, оставляйте себе электронные копии

Большинство лежащих в беспорядке у вас на столе вещей появились там из-за недостатка бумаги или документов. Когда есть возможность, просите людей присылать вам электронные версии документов.

Как только вы их получили, то пометьте их и поместите в соответствующую папку. Поисковые возможности Outlook и Google Desktop значительно помогают вам находить что-то нужное. Таким образом, вам нужно в обязательном порядке применить выбранную вами организационную систему и на компьютере, поскольку полностью полагаться на поисковые системы довольно опасно.

Если у вас есть время для организации файловой структуры на компьютере, постарайтесь отсканировать хотя бы часть бумажных документов и перевести их в электронный формат. Для некоторых это может оказаться сложным, однако, это необходимый шаг в организационном процессе для многих людей.

Используйте настольный календарь

Понимаю возмущение многих людей, которые считают, что не нужно мучаться с настольным календарем, когда можно просто поставить таймер на компьютере. У меня подготовлен ответ: настольный календарь всегда перед вашими глазами.

Поскольку люди привыкли складывать на столе материалы, которые им могут понадобиться в первую очередь, то просто сделайте заметку прямо в календаре, где и что лежит, когда вы это получили, и для чего это нужно.

Приложите усилия и затратьте время на разработку системы организации вашего рабочего пространства, которая максимально вам подходит, после чего обязательно реализуйте ее.

Каждый человек знает, как ему лучше всего работать, поэтому постарайтесь организовать рабочее пространство именно так, как это состыкуется с вашими взглядами. Упорядоченное рабочее пространство поможет вам достичь новых целей с наибольшей эффективностью и продуктивностью.

Статья подготовлена специально для Молодёжного портала Xage.Ru

А какие у вас секреты оптимизации вашего рабочего места?